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【内审实务】勘察设计企业合同管理常见问题

阅读次数:336次 时间:2022-1-11

勘察设计企业在市场化发展进程中,受计划经济历史背景的影响,很多企业管理人员的思维和管理方式较为粗犷、合同管理的精细化程度不够、法律意识不强,导致合同管理出现漏洞,常见问题体现在以下方面。

1、合同管理制度体系不健全

企业未建立与合同管理相关的规章制度,与合同相关的各项工作没有制度支撑和约束,工作随意性较大,合同管理处于无序发展状态。

2、合同管理机构缺失、职责不清晰

企业未设置合同管理机构,未明确合同管理机构和人员的岗位职责,导致员工推诿责任,合同管理工作无法落到实处。

3、合同程序违规

主要表现为合同签订未履行审批、评审程序,或者先签合同后审批、评审, 未签合同先开工,签订合同前未按规定履行招投标程序等。不合规的审批、评审程序违反了企业的内部控制管理制度,无法保证合同的质量,容易导致企业作出不经济的决策。未签合同先开工的行为使企业失去了合同的法律保护,产生潜亏风险。签订合同前未按规定履行招投标程序的行为轻则违反企业规章制度,重则触犯法律红线。

4、合同要素缺失,条款不严谨

比如,合同评审流于形式,作为合同重要内容的签订方名称、履约内容、履约日期、履约地点、金额、纠纷解决方式、保修条款、落款和签订日期等要素不齐全, 条款缺失、前后矛盾、不严谨等问题,容易导致合同履行过程中产生纠纷,给企业造成经济损失。又如,签订合同缺少法定代表人授权委托书,影响合同效力,产生合同纠纷。

5、履约过程中违反合同约定

比如,未按合同约定的内容、工期和质量交付设计成果,遭到业主索赔。又如,违反主合同约定签订分包合同。在建设工程领域,作为总包方的勘察设计企业将项目进行分包的行为较为常见,勘察设计企业相关管理人员在与业主签订主合同时,法律意识不强,没有仔细研读主合同关于分包的约定条款,或者明知故犯,签订了不符合主合同要求的分包合同,给企业造成了违约责任。

6、对合同条款掌握深度不够

比如,不能熟练运用合同条款处理履约过程中产生的纠纷,在遭到合同对方索赔或者向对方开展索赔工作时较为被动,难以有效维护企业利益。又如,勘察设计企业与业主签订了固定总价的主合同,后就该工程签订单价形式的分包合同时,未审慎考虑分包合同价款超出主合同价款的可能性,导致项目亏损。

7、合同基础资料管理不规范

比如,企业管理粗放,未针对生产经营类项目设置合同台账,对生产经营涉及的时间、范围、经济利益、相关方、权利和义务等关键要素缺少全局统计和精确分析, 不利于企业的长远规划和持续发展。又如,企业未保存主营业务合同,也未掌握相关合同信息。勘察设计企业大多数是集团公司,常见业务模式是集团公司承揽业务后分配给下属企业实际执行。集团公司承揽项目的合同签订完毕后,作为项目实际执行方的下属单位未主动向上级企业索要合同文本;作为签订方的上级企业向下属单位分配生产任务后也并未向下属单位提供合同文本。这种信息不对称、交流沟通不顺畅的合同管理模式导致项目实际执行方未掌握合同名称、合同金额等重要信息,无法及时准确了解合同双方的责权利,极易与业主产生误解和矛盾,不利于有序生产。

 

作者单位:中铁第六勘察设计院集团有限公司

转自:中内协