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【内审实务】审计档案,一个不得不说的沉重话题

阅读次数:310次 时间:2021-11-30

挪威的列维·米克伦说:没有档案的世界,是一个没有记忆、没有文化、没有法律权利、没有历史的世界。 

然而,我们的内部审计档案——这个不得不说的沉重话题,我们再也无法回避。我们的审计档案在哪里?它价值几何?谁在盯着它?今年1月1日起施行的新修订的《中华人民共和国档案法》谁看过?我们哪个审计部实施过「企业档案管理审计」?

今天,在浩如烟海的审计档案应用案例中,我们只选取几个我们「风控与审计分会」身边的「特写」时刻,希望能帮上大家。

一、审计档案无价:组织最大的浪费是经验和教训的浪费

审计档案是我们在进行审计活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

一流的审计项目,需要一流的审计档案。档案的完整记录,是审计人员成就的证据。它的时空性、历史性、证据性、维权性、逻辑性、学习性、利用性、文化性、保密性、安全性使其价值连城。 

一份好的审计档案,凝聚着审计人员的责任担当、以及大量艰苦细致的工作。我们常说:真经一句话,假经万卷书。但是,万分遗憾,这些真经及灵感如今就散落在审计人员的脑海、笔记和U盘中。我们可曾想到怎样将其固化为审计档案,形成企业知识成果的永恒?审计部门有没有定期上缴知识成果的存档制度和激励机制?

组织最大的浪费,是经验和教训的流失。记住一个错误的教训,比记住一个成功的经验更深刻。我们最近在XJ制药看到了深受启发的一幕。 

一个普通审计人员的述职报告得到了董事长的高度评价,这个平凡的内审人员在大家眼里就像一个资料员。但是她今年在审计工作中整理的三份资料已经形成了企业极有价值的审计档案。

一是在工程项目预算、结算审核中,她梳理出各项目的问题清单及对症立策形成的解决问题格式模板,为下一步公司工程项目加强管理,实现工程安全、环保、投资、质量、进度5大目标提供了资源。

二是在工厂整体搬迁中,她和同事们履行的审计责任是对拆除设备的处理进行监督,她针对政府补助资金记下了一本专项明细账,她把常人眼里的分外工作视为己任,她想到了这本账的终极目标是在日后交给政府审计一本内部审计的明白账。这本账能让审计安心,企业无忧。 

三是针对项目搬迁点多面广、错综复杂的现状,她向工程部等相关部门的专家讨教公司搬迁工作的顶层设计及系统方案,走进现场跟进搬迁节奏,记录了搬迁过程的经验与反思,写进了药厂搬迁实战工作手册。这本手册将为所有搬迁人员提供「一册在手,成竹在胸」的工作指南。 

以上三件事看似麻烦,但是「一劳久逸」事半功倍,形成习惯就是自然。 

董事长在她的述职报告中写道:这项工作做得不错,目前公司需要这样的管理提升工作。

一份审计档案,助力公司管理提升,也成就了自己。这就是一个高潜质的内审人的活法,工作既深入,又轻松,很有成就感、很快乐。 

与此对比的是一个反面案例,也是政府的资金审计,CA集团接受了一笔政府对本企业新型工业化项目的拨款,政府审计时,资料零星分布在三个部门,且没有形成整体档案,因此,政府发布的审计公告是:项目申报资料无法提供,项目资金使用无账可查,项目过程管理无人负责。 

这份政府的审计公示带给市场极大的负面影响,它远远超过接受项目拨款本身:企业声誉受损、政企关系尴尬、再融资困难、竞争对手落井下石等系列麻烦接踵而来。但凡外部审计出问题,人们都认为该打内部审计的板子。审计吸取的教训便是尽快落实档案工作责任制,实施「档案管理审计」。

二、敬畏审计档案,从档案分类起步

「审计档案不分类,就是一个大杂烩,一点价值都没有」。你若仅仅把审计资料当做一种文件资料的存放,那么它很可能就会成为一堆废纸封存在历史的尘埃里,甚至成为行政工作的一种负担。 

审计档案的内容非常丰富,审计的基础学科是逻辑学,它关心的是如何鉴别事实、结论、和推理的有效性。当你能看到一个审计部门分门别类的档案目录索引时,你对该审计部门的敬意和对审计档案的敬畏心就会油然而生。 

在台湾的中钢,内部审计拥有特别稽查权,他们有三间谈话室,每间谈话室都装有针头摄像机,全程摄像审计与审计对象的谈话,然后制成光碟,形成审计档案。这个光碟有两个作用:第一是回放,从中观察审计对象是否诚信,哪些举止不正常;第二是维权,内部审计有可能被审计对象以不当取证和讯问告上法庭,光碟资料能证明他们的清白。 

在SY集团和WG集团审计部,审计档案目录做成了电子档,可操作可借鉴,成为业内的模板级清单,如:

      审计报告类

      重大专项审计及证据

      审计制度及部门职责条例

      企业相关文件

      合同类

      审计计划、规划及领导指示类

     董事长布置工作

     内部调研、沟通、交流

     情况反映请示类

     审计成果类

     论文著作类

     部门工作总结及绩效考评类

     审计工作手册

    业审融合的实战沙盘《企业管理手册》

    企业文化宣传报道类

    团队管理(含员工档案、绩效、个人发展规划、素质达标、请奖报告、立功、晋升)

    人人有讲台及学习交流培训类

    审计费用台账

    对外交流、他山之石

    正在进行中的思路

    (略)

审计档案有了分类,就有了管理。它解决了「选择的内容越多,选择的结果越差」的弊端。这份清单不但用于组织,也可用于个人资料分类,你不妨用来试试……

审计档案的归档有严格要求。如: 

遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用; 

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整; 

不同年度的文件一般不得放在一起立卷; 

审计档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;应保持文件之间的密切联系,并进行系统的排列。

        三、审计档案入法典,不是选择项,而是必答题

《档案法》规定:应当归档的材料,按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有。 

以前我们误认为审计人员积累资料是个人的「私人行为」,是有心人的专利,现在看来积累档案资料不是一道选择题,而是必答题。《档案法》明确规定了审计档案责任制,以及对那些在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人,按照国家有关规定给予表彰、奖励。

「做一天算一天的企业,谈不上档案管理」,这一结论在我们最近的三起工程项目审计中得到印证。 

1、某特大型企业的业主施工图纸严重缺失,导致数百亿的项目无法办理撤资后的项目移交。 

2、某企业的设备安装设计图纸有两套:第一套是为了申报项目顺利通过,委托有资质的设计院编制的一套「面子」图纸;第二套是真正「量身定制」投入使用的设计图纸。审计发现该项目是一个边施工、边设计、边修改的「三边工程」,且图纸残缺不齐。导致设备交工之日就是改造之时,图纸设计概算1000多万,结算时超投资100%。 

3、谁最关心我们国企的设计图纸?为什么作为审计依据和档案的国企图纸管理远远不如私企?为什么同样档次的固定资产建造,私企的造价远远低于国企?我们解剖一个案例发现一个很重要的原因,在同质化的竞争中,私企的设计费远远低于国企,他们用的就是国企的图纸,在此基础上砍去30%再优化。

     四、审计档案的安全性,往往发生在变化的节点上

看来,我们丢图纸已经成为习以为常,而我们内部审计在最关键的时刻丢失重要审计证据,可能会成为压倒我们内部审计的最后一根稻草。 

管理中最大的风险是信息不对称。档案的篡改、丢失、信息不对称往往发生在企业重组、办公地点变迁、人员流动的变化节点。 

20年前,A钢铁集团与一家有来头的B供应商因第三方在钢材交易中发生经济案件,钢材被执法部门收缴。为了解决善后事宜,双方达成协议:B供应商提供办公楼租用给A集团N年,用来抵扣钢材款,租赁款高于钢材款的价差部分由A集团向B供应商支付资金。这个公式就是: 

A集团支付租赁办公楼资金=B供应商接受资金并提供租赁 

谁曾想,A集团发现这座办公楼在城市拆迁的红线范围内,颇有受骗的感觉。但更想不到的是峰回路转,房价几年后火了起来,B供应商感到吃亏了,他们利用A集团管理机构变动、合同档案管理人员退休的漏洞,在原有的合同上增加了一条要求A集团每年向其采购N亿元物料的条款。于是,合同变成了: 

A集团租办公楼=B供应商提供租赁+A集团提供价值N亿元的物料采购额 

又过了若干年,房价高得离谱了,B供应商要求A集团终止原合同退出办公楼,合同第三次改变模样,变成了: 

A集团租赁办公楼=每年向B供应商提供N亿元物料采购额 

新任公司领导不知情,每年都为落实采购额犯难。近几年,B供应商开始通过法律起诉A集团,理由是A集团没有履行向其采购的约定,属于违约,其实这一条压根就是伪造的。 

于是A集团开始抽调人员查档案,查了很长一段时间没有什么效果,最后有人想起了审计部长,果真在这里找到了痕迹,为这场官司赢得了主动。 

我听了这个故事非常感动,就向身边的这位部长讨教她的初心。她说:不要指望公家的碎片化档案会对你处理过的案件负责。很少有人在档案的问题上站在公司全局看问题。人员的频繁调动,没有人会想到企业最大的失误是信息的流失。没有人会惦记自己付出心力的「审计成就证据」流向何方?很少有人像保护眼睛一样保护自己的工作笔记和商业秘密,我做到了。 

凡是我处理过的重大法律的案件,我一定把所有的信息链接起来,哪怕是证据的复印件,做到有备无患。日后如果有人要翻案,对不起,凡是我处理的案子,我一定是铁证如山。我知道,我面对的不是一件事而是一个人,是一个人背后的利益集团。要翻案的人是真正有心人,他抓的就是你企业的碎片化管理和人员不断流动、信息不对称、证据流失的漏洞。这起官司之所以这么长的时间,就是抓住我们人员不断调动,没有证据链的软肋。

     五、审计档案是活的,用或不用,天壤之别

树立全员的档案意识,首先要明确审计档案是我们学习审计方法,借鉴审计经验的重要资料。对于审计新人,好的审计档案就是他们的良师益友,就是一座智库。 

审计档案全面便捷,重在应用。在武钢集团,针对财务信息孤岛的问题,财务部和审计部联手做了一件大事,他们融入生产工艺流程,调用大量企业档案,汇集企业各路精英,写下了一部《钢铁,是这样炼成的》企业管理手册,他们用万物平衡的思想在大数据中建立万事关联的数据分析模型,从中挖出的效益常常令人欣喜若狂。就在他们准备隆重举办一次颁书仪式的前夜,公司召开保密委员会,将其定性为公司商业模式,决定保留5册归入公司档案馆永久保存,其它就地烧毁,因此有人誉其为「挖金宝典」,有人恨其为「妖书」。两年后,武钢博物馆建成,许多资料来自这部手册。

信息的价值不在于真实性,而在于针对性。如今这部手册的清单写进了《内部审计工作法》,希望更多的审计同仁从中受益。

转自:中内协