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【内审实务】以专项审计提升废旧物资管理水平

阅读次数:89次 时间:2021-5-28

一般情况下,企业特别是重资产型企业都会涉及废旧物资管理。但废旧物资一般零散琐碎、涉及金额不大,容易被管理者忽视。内部审计应明确定位,履行好监督、评价、建议职能,在揭示废旧物资管理风险及问题、提出审计建议、督促问题整改、促进提高企业废旧物资管理水平方面发挥积极作用。
  一、明确废旧物资管理重要性

1防控廉洁风险

一般来说,企业废旧物资数量不大、价值不高,但积少成多、积小成大,如果长期不予关注,保管人员有机会随意甚至恶意拆解、处置、变卖废旧物资,天长日久就容易在一定范围内形成“小金库”,滋生腐败,产生廉洁风险。

2防止资产流失

废旧物资虽然价值较低,但仍属于企业的资产。一方面,加强管理可以防止废旧物资以各种方式流出企业造成经济损失;另一方面,澄清废旧物资和可利用物资界面, 能够促进在合理范围内修旧利废,延长资产使用寿命。

3促进单位资产精简有效

加强废旧物资管理,及时淘汰老旧资产并进行更新迭代,能够保证企业资产精简高效,降低不必要的资产管理成本,更有利于增强市场竞争力、提升企业价值。

4加强跨部门协作

废旧物资管理业务链条长,涉及资产使用保管部门、固定资产管理部门、物资管理部门、工程管理部门、财务部门等,理顺业务流程,保证责任落实,能够加强企业跨部门协作,提升沟通效率,各部门各司其职,共同提升企业资产管理水平。
  二、开展废旧物资专项审计
  1内控制度方面

相对于外部审计,内审人员更容易了解企业真实情况。审计过程中要充分利用这一优势,不仅从形式上检查企业是否制定废旧物资管理规章制度,还要认真查看制度内容,思考是否适用于企业实际,是否涵盖各关键环节,进行实质内容层面的审查。

内控制度是企业管理的基础和依据,存在该类问题时,务必要求责任部门建立健全规章制度,或以简单实用为原则,在通用制度基础上制定差异性条款;或绘制管理流程图,注明责任人、文件单据、审批程序等,夯实废旧物资管理基础。

2计划管理方面

内审人员可询问相关部门是否统筹企业年度(或一定时间段)拟报废物资情况制订管理计划。如果有计划,根据对企业的了解,判断不同来源、种类的废旧物资是否均在计划中得以体现,处置批次的划分是否符合企业经营规律。在此基础上,检查企业废旧物资处置竞价和成交资料,将实际处置情况与计划进行比对分析,了解企业是否在计划完备性或计划执行率方面存在问题,评价企业废旧物资计划管控水平。

如果企业废旧物资计划管理不完善,应建议企业建立废旧物资计划管控机制,指定责任部门,明确时间节点。在计划的指引下,推动管理链条中各部门完成全年废旧物资的报废、处置工作,并考核计划完成率。

3责任落实和业务衔接方面

审计过程中,内审人员应检查企业管理制度或规定,了解是否对废旧物资管理职责和业务流程作出明确规定;检查物资报废申请、技术鉴定、报废审批、拆除回收、价值评估、上网竞价、实物交接、资金回收等全过程资料,统计各业务环节花费的时间,评价管理责任是否落实、业务流程是否顺畅。如果发现责任不明确、流程不畅通等问题,内审人员应从提升管理角度出发,主导多个部门在业务衔接环节共同梳理职责界面、建立连接机制。

如果责任和流程有明确规定但执行力度不够,应建议职能管理部门建立监督考核机制,推动各部门切实落实工作责任;建议加强业务信息系统建设及应用,将工作流程固化于信息系统中,实时显示处理进度及当前责任部门(人员),以便责任履行及责任界定。

4实物管控方面

审计过程中,内审人员应赴废旧物资仓库进行实地检查,查看拟报废物资、废旧物资是否在专门区域整齐摆放、完好保存,并分类建立实物卡片;询问是否指定专人保管并定期进行盘点,查看是否形成完整准确的废旧物资台账,清晰显示规格型号、数量、来源等;检查实物流转过程资料,查看废旧物资在企业内部不同部门间移交形成的移交资料、企业与回收商交接形成的交接资料,了解是否规范履行出入库、清点、过磅手续,比对分析是否存在废旧物资未经处置流出企业而造成企业资产流失的情况。

如果存在该方面问题,内部审计应建议明确废旧物资从报废申请到处置交接各环节的实物保管责任、保管地点、保管措施、应履行的实物流转手续等,保证资产安全完整。

5处置管理方面

审计过程中,内审人员应检查处置的废旧物资是否完成规定的审批手续及工作流程,需要价值评估的是否具备价值评估资料,评价处置计划完成情况;了解企业废旧物资处置是否以网上竞价或其他规定的形式开展, 检查竞价委托代理合同、代理人和回收商的资质、销售合同等,评价回收价格是否合理、处置流程是否规范;检查资金回收、费用列支相关核算资料,评价企业是否严格执行收支两条线,是否及时、足额收回处置资金,处置费用列支是否合理。 

如果存在该方面问题,内审人员可根据情况提出以下建议:一是物资管理部门在组织处置前,制定一份完备且易于操作的总体检查清单,检查前期各项工作资料是否完备、实物是否完好并处于可交接状态、涉密载体是否经过脱密处理等,保证实物流出规范。二是网上竞价环节选取资质合格的代理单位,由其规范开展竞价活动,组织签订销售合同。三是明确实物移交和资金回收的时限、处置费用类型和列支标准,严格执行收支两条线,建立回收商黑名单,保证资金流入规范。

6工程项目拆旧物资管控方面

内部审计应检查废旧物资计划,了解工程项目拆旧物资是否纳入企业废旧物资总体管理范畴;检查项目实施内容是否包含拆除项,如果有拆除项并涉及拆旧物资,追查是否有退库及物资管理部门的回收资料;检查各项资料的完备性,如初步设计文件是否包含拆旧物资清单和处置建议,合同条款是否包含拆旧物资的相关约定,施工资料中是否形成实际拆除物资清单,结算资料是否包含废旧物资回收说明等。

在管理中,工程项目拆旧物资普遍存在以料抵工、施工方随意处置等习惯性违规现象,内部审计要充分发挥作用,扭转企业对于工程项目废旧物资管理的漠视态度,提高企业重视程度,加强管理。

作者单位:国家电网有限公司技术学院分公司

转自:中内协