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【内审实务】以数字化方式为依托开展物资专项审计

阅读次数:62次 时间:2020-11-6


数字化审计是以被审计单位计算机信息系统和底层数据库原始数据为切入点,在对信息系统进行检查测评的基础上,通过对底层数据的采集、转换、清理、验证,形成审计中间表,运用查询分析、多维分析、数据挖掘等多种技术方法构建模型进行数据分析,发现趋势、异常和错误,把握总体、突出重点、精确延伸,从而收集审计证据,实现审计目标的审计方法。

 

数字化审计优势

一是数字化审计具有更高的真实性,它是直接通过对原始数据的提取、筛选和分析形成的审计记录,更能提示初始问题。

二是采用数字化方式能够先整体后局部,系统性地对全部数据进行排查,突出重点、抓大放小。

三是通过线上数据的总体把握,缩短审计时间,提高审计效率,完成在纸质和手工条件下审计人员想做而不可能做的事情。

四是数字化审计将事后审计提前到事中或事前,使持续审计得以开展。

五是在大数据战略部署和信息化建设背景下,更好地响应了时代发展的需求,有利于实现数字化审计管理和质量控制,提高审计水平。

数字化方式在物资专项审计中的应用

物资采购申报阶段的审计

按照审计思路,审计人员先从ERP系统中提取数据,查找物资采购申请相关信息,抽查一例采购申请,填报时间为2017年1月17日,然后调阅该项目初步设计概算批复文件,查询发现该项目概算批复时间为2017年3月24日,项目批复时间在采购申请提出之后,可见该项目存在初步设计批复未下达就进行物资采购申报的情况,流程不合规。通过ERP业务系统查询,及时、准确、自主地获取被审计单位业务数据等第一手资料,确保获取数据的真实性和完整性。

物资采购合同签订阶段的审计

审计人员直接进入经济法律管理系统查询该项目采购合同信息。经查询,未找到该项目物资采购合同信息,经与建设管理部门人员沟通,得知此项目物资由G公司集中招标采购,其物资采购合同等相关资料统一由G公司负责签订、保管及归档,受职能权限的限制,审计组只能查询到物资采购计划及领用等信息。

物资领用及剩余物资回收阶段的审计

审计人员通过ERP系统查询该项目物资领料数量。系统显示,400kVA柱上变压器成套设备220台,200kVA柱上变压器成套设备1台,合计221台。查阅工程结算审核报告显示,400kVA柱上变压器成套设备220台,200kVA柱上变压器成套设备1台,合计221台,与ERP系统一致。经与项目管理部门物资出库领料单及物资退库表核对,领用400kVA柱上变压器成套设备228台,200kVA柱上变压器成套设备3台,退库400kVA柱上变压器成套设备1台,退库200kVA柱上变压器成套设备2台,共计领用228台,400kVA柱上变压器成套设备比ERP系统及结算数据多7台。

通过系统数据与被审计单位提供的书面数据对比分析,发现该项目存在领料单数量与ERP系统数量不一致的问题。经与项目管理部门核实,该项目实际安装221台变压器,物资出库领料单超出ERP系统物资领料的7台400kVA变压器为该施工单位承揽其他项目所需物资设备,与本项目一同领出,存在施工单位物资管理混乱,项目管理部门对物资出库领料审核把关不严等问题。

借助ERP系统自主完成数据提取、报表分析等工作,查找出审计疑点,缩短了现场审计时间,提高了审计工作的效率和效果。

废旧物资管理阶段的审计

审计人员通过ERP系统查询2017年竣工决算项目信息。经查询,未找到该项目废旧物资管理台账。经与建设管理部门沟通,得知该项目废旧物资暂存放于施工单位,未对废旧物资进行退库处置,未建立系统台账。

通过数字化方式查询系统原始数据,结合被审计单位提供的数据进行对比,发现项目物资采购管理存在的问题:一是物资管理制度执行力度不高。物资系统台账与现场资料数据不对应,建设单位管理人员没有按照管理制度严格把控。二是废旧物资处置不及时,没有建立废旧物资台账,对废旧物资管理重视不够。

数字化方式在物资专项审计中的成效

子系统得以整合

采用数字化方式进行物资专项审计,使得公司内各分散的子系统有效整合在统一管理模式下,按照工程项目时间节点,有效推进项目物资审计进度,前期阶段统一组织,统一工作实施方案。按照审计阶段,统一审计处理、统一工作汇报,实行工作报告制,突显了一体化组织模式的特征。发现审计疑点后进行核实查证,成立专案审计小组,对数据集中采集、处理和分析,由以前的事后审计逐渐转变为事中审计与事前审计相结合、远程线上审计与现场审计相结合,拓展了审计深度。

普遍性问题得以归纳

传统审计方法需要大量的纸质文件进行支撑,而数字化系统能够对数据进行全面覆盖,快速分析出普遍性问题,并运用新型审计模式总体分析、发现疑点、分散核查、精确定位、系统研究和归纳整理,能更好地提升物资专项审计工作效能和水平。

审计覆盖面得以扩展

采用数字化审计后,充分利用数据承载的大量信息进行审计,丰富了审计内容,扩展了审计覆盖面。同时,能够从微观角度通过数据化手段发现一些体制机制问题,解决在执行物资管理制度时存在不清楚制度、未按制度执行等问题,充分显示了总揽全局、明确重点、聚焦问题的数据分析能力。

审计效率得以提升

通过采用数字化审计,线上系统与现场实际相结合,使审计人员能够准确地发现疑点,突出重点、精确延伸,针对疑点作出快速有效的线下核实求证,提高审计工作效率,降低了审计成本。

 

作者:李臻  邱立志  张士涛  李萌  卢健成

作者单位:国网北京房山供电公司

转自中内协